שאלות נפוצות: ״כתוב שהעסקה אושרה אבל יש משולש אדום — מה זה אומר?״ · ״למה השורה צבועה בצהוב?״
🩵 המשולש הוא סימון של המערכת שאומר דבר אחד: לתנועה הזו עדיין לא מוצמד מסמך. הכסף עבר בהצלחה — מה שחסר הוא הקבלה.
מתי הוא מופיע:
- על חיוב שאושר בסליקה, בסכום גדול מאפס, שאין לו מסמך קבלה מוצמד — הכיתוב שיופיע בריחוף הוא ״לא הופקה קבלה עבור תשלום זה״.
- גם על זיכוי (החזר כספי) שבוצע ואין לו מסמך — הכיתוב יהיה ״לא הופק מסמך זיכוי עבור החזר זה״. גם החזר הוא תנועה כספית שחייבת תיעוד.
- השורה כולה נצבעת בצהוב, והיא נספרת בכרטיס דורש טיפול בראש העמוד ובנקודה האדומה על אייקון האשראי בתפריט.
מתי הוא לא מופיע: על עסקה שנדחתה (לא נגבה כסף) ועל עסקה שבוטלה באותו יום (החיוב ביטל את עצמו). שתיהן לא דורשות מסמך ולא נספרות כבעיה.
❗️לפני הכול — אל תחייבו את המטופל שוב. אם העסקה מופיעה בסטטוס ״עסקה אושרה״, הכסף כבר נגבה. חיוב חוזר יגבה ממנו פעמיים.
איך סוגרים את הסימון — תיעוד התשלום בתיק:
-
במסך עסקאות אשראי רשמו לעצמכם את פרטי הכרטיס מהשורה: 4 ספרות אחרונות ותוקף
-
היכנסו לתיק המטופל ← לשונית תשלומים ← קבלת תשלום
-
בחרו אמצעי תשלום כרטיס אשראי
-
ייפתח חלון בחירת אופן תשלום — בחרו את האפשרות התחתונה תיעוד תשלום שכבר בוצע (תגית ללא סליקה). אל תבחרו את האפשרות העליונה ״סליקת כרטיס אשראי״ — היא תחייב את הכרטיס מחדש.
-
מלאו את פרטי הכרטיס ואת הסכום ← הפקת קבלה
מדובר בזיכוי ולא בחיוב? באותה לשונית תשלומים לחצו הפקת זיכוי, עדכנו את הסכום והוסיפו הערה עם הסיבה.
מה קורה לסימון אחרי שהמסמך קיים: המשולש מתחלף בקישור למסמך — סוג המסמך ומספרו. לחיצה על הקישור פותחת את המסמך. אייקון קטן בצורת שרביט לצד הקישור אומר שהמערכת זיהתה את ההתאמה בעצמה לפי מטופל, סכום ותאריך — גם זה מצב תקין.
הפקתם קבלה בנפרד והמשולש עדיין מוצג? לחצו עליו — ייפתח חלון סימון עסקה כתקינה. כתבו סיבה (שדה חובה — למשל ״הקבלה הופקה על האמא ולא על הילד״), ואם יש קבלה שמכסה את החיוב הוסיפו גם את מספר הקבלה לשיוך (שדה רשות) כדי שהשורה תוצג כמותאמת. לחצו שמירה. אין צורך להפיק קבלה נוספת.
✅ איך יודעים שהצליח: בשורת העסקה מופיע קישור למסמך במקום המשולש, הצבע הצהוב יורד, והמספר בכרטיס ״דורש טיפול״ קטן.