במהירות: ברוב המרפאות שני הדוחות מציגים תשלומים לפי התאריך שבו הם התקבלו בפועל — לא לפי תאריך הטיפול. הפער נובע משלושה דברים: אילו תשלומים כל דוח סופר, לפי מה הוא מקבץ אותם (מטופל מול מטפל), ובאיזה מועד הוגדר שייזקף התשלום בחלוקת ההכנסות.
באמצעות המדריך תוכלו: להבין למה דוח יומן מרפאה ודוח חלוקת תשלום לא אמורים להראות אותו סכום לאותה תקופה, ולדעת איך לבדוק נכון כשמתעורר ספק.
🩵 דוח יומן מרפאה מציג תשלום לפי התאריך שבו הוא התקבל בפועל (לא לפי תאריך הטיפול) — מקדמה ששולמה לפני הטיפול תופיע בו ביום שבו היא שולמה, לא ביום הטיפול. בדוח חלוקת תשלום המועד תלוי בהגדרה של הפנקס — ראו למטה.
כדאי לדעת:
- דוח יומן מרפאה סופר בעמודת התשלומים רק תשלום שהופקה עבורו קבלה או חשבונית מס — תשלום שתועד בלי מסמך תשלום לא ייכנס לסכום שמוצג שם.
- דוח חלוקת תשלום מציג רק מטפלים/ות שיש להם/ן פיצול תשלומים מופעל בפרופיל המשתמש — מטפל/ת בלי ההגדרה הזו לא תופיע בדוח כלל, גם אם ביצע/ה טיפולים וקיבל/ה תשלומים.
- מועד הזקיפה בחלוקת ההכנסות הוא הגדרה של הפנקס, ולא קבוע. בהגדרות מרפאה ← פנקסי חשבונות ← עריכה ליד הפנקס ← הגדרות כספיות יש את חלוקת תשלום במועד עם שתי אפשרויות: הקבלה (מתי שולם בפועל) או הפרעון (חשבונית). אם בחרתם הפרעון, דוח חלוקת תשלום ייזקף לפי מועד הפרעון של החשבונית — ואז הוא לא יתיישר עם דוח יומן מרפאה, שעובד תמיד לפי מועד התשלום בפועל. זו הסיבה הכי נפוצה לפער שנראה "בלתי מוסבר".
- הדוחות גם מקבצים לפי ממדים שונים: יומן מרפאה מציג סכומים לפי מטופל ליום/לתקופה שבחרתם; חלוקת תשלום מציגה סכומים לפי מטפל/ת על פני כל התקופה שבחרתם. זו לא השוואה אחת לאחת מטבעה.
- תשלום שבוטל (נמחק) לא נספר בשני הדוחות.
4 שלבים כשמתעורר פער:
- בדקו איזו אפשרות מסומנת בחלוקת תשלום במועד בהגדרות הפנקס — אם היא הפרעון (חשבונית), הפער בין הדוחות צפוי ואינו תקלה
- בדקו אם לתשלום שאתם מחפשים הופקה קבלה או חשבונית מס — בלי מסמך הוא לא ייכלל בסכום של יומן מרפאה
- בדקו אם המטפל/ת שאתם מחפשים מופיע/ה ברשימת המשתמשים בדוח חלוקת תשלום — אם לא, ל"פיצול תשלומים" לא מופעל עבורו/ה בהגדרות המשתמש
- אם עדיין לא ברור מאיפה ההפרש — ייצאו את שני הדוחות והצליבו לפי שם מטופל ותאריך התשלום בפועל
✅ איך יודעים שהצליח: זיהיתם אם הפער נובע ממועד זקיפה שונה בהגדרות הפנקס, ממסמך תשלום חסר, ממטפל/ת בלי פיצול תשלומים מופעל, או מהבדל בממד ההצגה (מטופל מול מטפל) — לא מטעות בנתונים.
טיפ שימושי מאיתנו: לפני שמשווים סכומים בין שני הדוחות, הציצו פעם אחת בחלוקת תשלום במועד שבהגדרות הפנקס. ההגדרה הזו נקבעת בדרך כלל פעם אחת בהתחלה ואז נשכחת — והיא זו שקובעת אם שני הדוחות אמורים להסתדר זה מול זה בכלל.