טפסים דיגיטליים — בנייה, עריכה ושליחה למטופל

במהירות: הגדרות מרפאה ← טפסים לחתימת מטופל ← הוספת טופס — פרטים למטה

באמצעות המדריך תוכלו: לבנות ולערוך טפסים דיגיטליים בעצמכם, להגדיר מה יקרה אחרי שהמטופל שולח את הטופס, לשלוח אותו למטופל, ולעקוב אחרי מי מילא.

🩵 עמוד הטפסים פתוח למרפאות — כל בניית הטפסים ועריכתם נעשות אצלכם, בעמוד הטפסים. לא רואים את טפסים לחתימת מטופל בהגדרות המרפאה? חסרה למשתמש שלכם הרשאה לניהול טפסים — מנהל מרפאה יכול להוסיף אותה בעצמו, ראו למטה.

כדאי לדעת:

• הוספת טופס פותחת מאגר תבניות טפסים מוכנות — בוחרים תבנית ועורכים את המלל שלה, או מתחילים מאפס ביצירת טופס חדש.
• אין אפשרות להעלות קובץ טופס מהמחשב (Word או PDF). יש לכם נוסח קיים? העתיקו את המלל שלו לתוך תבנית מוכנה או לטופס חדש.
• לכל טופס ברשימה יש עריכת טופס ושכפול טופס. טופס שמסומן טופס מערכת הוא טופס ברירת מחדל של סמייל — עורכים אותו כמו כל טופס או משכפלים לגרסה משלכם; רק למחוק אותו אי אפשר.
• טופס יכול לכלול שדות למילוי, חתימה דיגיטלית של המטופל, ואפשרות שמירת חתימה על המטופל לשימוש בטפסים עתידיים.
• מעקב אחרי מי מילא: דוחות ← טפסים שנשלחו — עם סטטוס התקבל / טרם התקבל לכל טופס.

פתיחת ההרשאה למשתמש (מנהל מרפאה)

1. לחצו על אייקון הפרופיל בצד שמאל למעלה ← ניהול משתמשים
2. לחצו עריכה על שורת המשתמש הרלוונטי
3. עברו ללשונית תפקידים והרשאות
4. סמנו הרשאה לניהול טפסים ולחצו עדכון
5. בקשו מהמשתמש לרענן את המסך (F5)

בניית טופס — 4 שלבים

1. היכנסו להגדרות מרפאה ← טפסים לחתימת מטופל
2. לחצו הוספת טופס
3. בחרו תבנית מתוך תבניות טפסים, או לחצו יצירת טופס חדש כדי להתחיל מדף ריק
4. בעורך הטפסים הוסיפו וערכו שדות, מלל וחתימה — ושמרו

✅ איך יודעים שהצליח: הטופס מופיע ברשימת הטפסים בהגדרות, וגם בתיק המטופל תחת שליחת הודעות וטפסים ← טפסים.

מה קורה אחרי שהמטופל שולח את הטופס — פעולות אוטומטיות

לכל טופס אפשר להגדיר פעולות אוטומטיות שירוצו ברגע שהמטופל שולח אותו. ההגדרה נעשית אצלכם בעורך הטפסים — אין צורך לפנות אלינו.

1. היכנסו להגדרות מרפאה ← טפסים לחתימת מטופל
2. לחצו עריכת טופס על הטופס הרצוי
3. בשורת הכלים למעלה לחצו על אייקון אוטומציות (במסך צר האייקון נמצא בתפריט שלוש הנקודות) — נפתח חלון פעולות אוטומטיות
4. לחצו הוספת פעולה ובחרו את הפעולה הרצויה
5. שמרו את הטופס

הפעולות שאפשר להגדיר:

• יצירת משימה — פותחת משימה חדשה לצוות המרפאה עם שליחת הטופס. בוחרים עבור (המשתמש שהמשימה מיועדת לו), דחיפות (נמוכה / בינונית / גבוהה) והערות למשימה.
• עדכון פרטי מטופל — מעדכן את פרטי המטופל בתיק מהתשובות בטופס, לפי השדות שקישרתם לפרטי המטופל בעורך הטפסים.
• שליחה במייל — שולח את הטופס המלא כקובץ PDF למייל המטופל, למייל המרפאה או לכתובת אחרת שתזינו.
• יצירת הערה בתיק המטופל — מוסיף לתיק הערה רפואית או מנהלתית מתוך תשובות הטופס.

🩵 שאלוני בריאות שחוזרים למשימות בכל פעם שמטופל ממלא? זו פעולת יצירת משימה שמוגדרת על הטופס. כדי להפסיק — פתחו את חלון האוטומציות של אותו טופס והסירו את הפעולה.

🩵 אם הגדרתם יצירת משימה חייבים לבחור משתמש בשדה עבור — אחרת לא ניתן לסגור את חלון האוטומציות.

שליחת טופס למטופל

בתיק המטופל ← שליחת הודעות וטפסים ← טפסים ← בחרו את הטופס ← בחרו אמצעי שליחה (וואטסאפ, מייל, קוד QR או פתיחה בחלון חדש) ← הפקת טופס.

רוצים רק לראות איך הטופס נראה — בלי לשלוח למטופל?

הדרך המהירה — מתוך עורך הטפסים:

1. היכנסו להגדרות מרפאה ← טפסים לחתימת מטופל
2. לחצו עריכת טופס על הטופס הרצוי
3. בשורת הכלים למעלה לחצו על אייקון העין — תצוגה מקדימה (במסך צר האייקון נמצא בתפריט שלוש הנקודות)
4. הטופס ייפתח בחלון תצוגה בדיוק כפי שהמטופל יראה אותו — בלי לשלוח כלום ובלי לגעת בתיק מטופל

הדרך השנייה — כמו שליחה אמיתית, מתוך תיק מטופל:

1. פתחו תיק מטופל כלשהו (מומלץ להשתמש בתיק בדיקה, כדי שלא תישלח בטעות הודעה למטופל אמיתי)
2. לחצו שליחת הודעות וטפסים ← טפסים ← בחרו את הטופס הרצוי
3. בשדה שליחת הטופס בחרו פתיחה בחלון חדש (במקום וואטסאפ או מייל)
4. לחצו הפקת טופס — הטופס ייפתח בלשונית חדשה לצפייה, ולא תישלח שום הודעה למטופל

🩵 מתי לבחור מה: תצוגה מקדימה בעורך היא הבדיקה המהירה תוך כדי בנייה ועריכה. פתיחה בחלון חדש מתיק המטופל מפיקה קישור אמיתי — היא מתאימה כשרוצים לבדוק גם את המילוי והשליחה עצמם.

צריכים עזרה בבנייה?

בניית טפסים ועריכתם — כולל טופס חדש, שינוי בטופס קיים, הוספת נוסח שקיבלתם כקובץ והגדרת הפעולות האוטומטיות — נעשות אצלכם בעמוד הטפסים; איננו בונים טפסים עבור מרפאות. מתלבטים איך לבנות שדה, לבחור תבנית או איזו פעולה אוטומטית להגדיר? כתבו לנו בצ'אט ונכוון אתכם צעד-צעד.

טיפ שימושי מאיתנו: למטופל שיושב מולכם — בחרו שליחה בסריקת קוד QR: הוא סורק מהטלפון וממלא במקום, בלי לחכות להודעה.