התשובה הקצרה: מכתבים בסמייל נכתבים על עמודי A4 אמיתיים, עם סרגל עיצוב מלא — בדיוק כמו בוורד. מה שרואים על המסך הוא מה שיצא בהדפסה, כולל המקום המדויק שבו המכתב עובר לעמוד הבא.
מה יש בעורך המכתבים?
בעורך המכתבים יש:
- עמודי A4 אמיתיים — עם אותם שוליים בדיוק שיהיו במסמך המופק
- מעברי עמוד גלויים — מסומן "עמוד 2", "עמוד 3", במקום המדויק שבו המכתב יישבר
- סרגל עיצוב מלא — הדגשה, גדלי גופן, יישור, רשימות וטבלאות
- מונה עמודים ומילים בתחתית, וזום להתקרבות והתרחקות
- אזור הלוגו של המרפאה מוצג בראש העמוד, כך שרואים כמה מקום הוא תופס
אותו עורך משמש גם ליצירת תבניות מכתבים בהגדרות — כך שהתבנית נראית כבר בבנייה כמו המכתב הסופי.
אילו אפשרויות עיצוב יש בסרגל?
- הדגשה, קו תחתון, נטוי וקו חוצה
- גודל גופן וריווח שורות
- יישור — לימין, למרכז, לשמאל ולשני הצדדים
- רשימות — עם תבליטים או ממוספרות
- טבלאות
- ביטול וחזרה (undo/redo) וניקוי עיצוב
איך יודעים לאן יגיע מעבר העמוד?
רואים את זה על המסך: כשהטקסט מגיע לסוף העמוד, העורך מצייר את מעבר העמוד עם תווית "עמוד 2" וממשיך בעמוד חדש. זה אותו חישוב בדיוק ששרת ההפקה עושה, ולכן מה שנראה על המסך הוא מה שיודפס.
אין צורך להוסיף שורות ריקות כדי לדחוף כותרת לעמוד הבא — מעבר העמוד קורה אוטומטית לפי אורך הטקסט. שורות ריקות מיותרות עלולות ליצור רווחים לא רצויים במכתב המודפס.
מה זה שדה החתימה, ולמה חובה למלא אותו?
שדה החתימה הוא השורה שבה כותבים מי חתום על המכתב — לרוב שם הרופא והתואר שלו (למשל "ד״ר ישראל ישראלי, רופא שיניים"). הוא אחד מארבעה שדות חובה, ובלעדיו לא ניתן להפיק את המכתב.
חשוב להבחין בין שני דברים שונים שמופיעים באותו מקום:
- תמונת החתימה — החתימה הסרוקה או החותמת, שנכנסת אוטומטית מהפרופיל של המשתמש שמפיק את המכתב. אין מה להקליד.
- טקסט החתימה — השורה שאתם מקלידים בעצמכם. זה השדה שחובה למלא.
איפה החתימה מופיעה במכתב?
החתימה מופיעה בתחתית המכתב. במכתב בעברית היא בצד שמאל, ובמכתב באנגלית בצד ימין — כלומר תמיד בצד הנגדי לכיוון הכתיבה, כמקובל במכתבים רשמיים. תמונת החתימה מופיעה מעל שורת הטקסט שהקלדתם.
🩵 בונים תבנית ולא מכתב? במקום החתימה תראו הערה: "חתימת המשתמש תתווסף כאן בעת יצירת המכתב". זה תקין — לתבנית אין חתימה משלה, והיא נלקחת מהמשתמש שיפיק את המכתב בפועל.
המכתב לא נשמר או לא נוצר — מה לעשות?
ארבעה שדות חובה: לכבוד, נושא המכתב, תוכן המכתב ושם הכותב. אם אחד מהם ריק, המכתב לא יישמר ולא ייווצר:
- בלחיצה על שמירה כטיוטה — תופיע הודעה אדומה "יש למלא את כל השדות", והשדה הריק יסומן במסגרת מקווקוות אדומה.
- בלחיצה על יצירת מכתב — ההודעה מציינת את השדה הספציפי החסר (למשל "יש למלא את תוכן המכתב").
קיבלתם הודעה ולא ברור מה חסר? ברוב המקרים זה שם הכותב — זה השדה הנוסף בתחתית המכתב שממקום בצד שמאל של העמוד וקל לפספס אותו בגלילה.
אפשר לשלוח מכתב ולקבל עליו חתימה של המטופל?
לא במכתב עצמו. מכתב הוא מסמך שהמרפאה מפיקה ושולחת — אין בו אפשרות למטופל לחתום, והחתימה שבתחתיתו היא של הרופא בלבד.
כדי לקבל חתימה של המטופל (אישור קריאה, הסכמה, ויתור) יש להשתמש בטופס ולא במכתב: בבניית הטופס מוסיפים שדה מסוג חתימה, ושולחים אותו למטופל כמו כל טופס אחר. זה אותו מנגנון שבו נחתמת תוכנית טיפול.
רוצים טופס כזה ואין לכם אותו? כתבו לנו בצ'אט ונכין אותו.
מה קורה במכתב שמשלב עברית ואנגלית?
כל פסקה מקבלת את הכיוון שלה אוטומטית, לפי השפה שבה היא נפתחת. פסקה שמתחילה בעברית תיושר לימין, פסקה שמתחילה באנגלית תיושר לשמאל — באותו מכתב, בלי להגדיר כלום.
הסימון מיושר לשמאל קובע את הכיוון הכללי של המכתב (מתאים למכתב שכולו באנגלית), אבל אינו נדרש כדי לשלב פסקה בשפה אחרת.
מה קורה לקבצים שמצרפים למכתב?
- תמונה או צילום — מתווספים כעמוד נפרד בסוף המכתב, עם שם הקובץ והתאריך שלו.
- קובץ PDF — מצורף במלואו כהמשך של המכתב.
בשני המקרים הצירוף נראה בעורך לפני ההפקה, כך שאפשר לוודא שהכול במקום.
אפשר לשמור מכתב באמצע ולחזור אליו?
כן. לחצו שמירה כטיוטה, והטיוטה תחכה לכם בתיק המטופל תחת שליחת הודעות וטפסים ← טיוטות. שימו לב שסגירת החלון בלי לשמור מציגה אזהרה — שינויים שלא נשמרו יאבדו.
✅ איך יודעים שהצליח: בתחתית העורך מופיע מספר העמודים והמילים, והמכתב על המסך מחולק לעמודים בדיוק כפי שיודפס. אחרי יצירת מכתב תופיע ההודעה "מכתב נוצר בהצלחה", והמכתב יישמר אוטומטית במאגר הקבצים של המטופל.
טיפ שימושי מאיתנו: לפני שמפיקים מכתב ארוך, לחצו התאמה לרוחב בזום והציצו במבנה כולו. כך אפשר לזהות ולתקן שבירות לא נוחות בין עמודים עוד לפני ההפקה.