איך מסמנים עסקה כתקינה ומשייכים לה קבלה ידנית?

🩵 למה זה קיים: המערכת מצמידה קבלות לעסקאות לבד — לפי מספר העסקה, או לפי התאמת מטופל, סכום ותאריך. כשהקבלה הופקה על מטופל אחר (הורה, בן זוג, מלווה), ביום אחר או בסכום שונה, המערכת לא יכולה לזהות אותה. אז אתם מסבירים במילים שלכם מה קרה.

5 שלבים פשוטים לסימון עסקה כתקינה:

1. במסך עסקאות אשראי לחצו על סימן ההתראה בשורת העסקה (או על סימון כתקין בכרטיס ״קבלות אשראי ללא עסקה״) ← ייפתח החלון סימון עסקה כתקינה

   

2. ודאו שזו העסקה הנכונה — בראש החלון מופיעה שורת סיכום: תאריך ושעה, מספר העסקה, הסכום, ארבע ספרות הכרטיס ושם המטופל

3. כתבו סיבה — שדה חובה. בלי סיבה לא ניתן לשמור, גם אם שייכתם קבלה. זה מה שיראה כל מי שיסתכל על השורה בעתיד. לדוגמה: ״הקבלה הופקה על האמא, לא על הילד״ · ״החיוב זוכה מול חברת האשראי ב־20/08״ · ״עסקת בדיקה של המסוף החדש״

4. יש קבלה שמכסה את החיוב? הקלידו את מספרה בשדה מספר קבלה לשיוך (רשות). תוך כדי הקלדה המערכת מחפשת את המסמך בפנקס ומציגה מה מצאה

5. לחצו שמירה — תופיע ההודעה ״הסימון נשמר״, הצבע הצהוב יורד מהשורה, והמספר בכרטיס ״דורש טיפול״ קטן

🩵 הגעתם מכרטיס ״קבלות אשראי ללא עסקה״? שם החלון מציג רק את שדה הסיבה — אין שדה שיוך, כי הקבלה כבר ידועה ומה שחסר הוא העסקה. כתבו סיבה ושמרו.

מה יכול להופיע בשדה ״מספר קבלה לשיוך״:

• שם המסמך, המטופל, הסכום והתאריך — נמצאה התאמה אחת, וזו הקבלה שתשויך
• רשימה לבחירה — יש כמה מסמכים באותו מספר; בחרו את הנכון כדי לא לשייך מסמך דומה בטעות
• ״לא נמצא מסמך עם מספר זה בפנקס״ — המספר שגוי, או שאתם בפנקס אחר
• הערה כתומה על סכום שונה — הסכום לא תואם. זה לא חוסם שמירה (לפעמים קבלה אחת מכסה שני חיובים), אבל כדאי לעצור ולוודא

טעיתם? אפשר להסיר. לחצו על האייקון בשורה שכבר סומנה — ייפתחו הסיבה שנכתבה, המסמך המשויך, ומי סימן ומתי. בתחתית החלון יש כפתור הסרת הסימון. אחרי אישור השורה חוזרת להיות ״דורשת טיפול״.

הכי חשוב: הסימון הוא תיעוד, לא הפקת מסמך. הוא לא מפיק קבלה, לא משנה את הנהלת החשבונות ולא מדווח לרשויות. הוא רק אומר ״המקרה הזה נבדק, וזאת הסיבה״. אם באמת חסרה קבלה — צריך להפיק אותה בתיק המטופל: לשונית תשלומים ← קבלת תשלום. סימון במקום הפקה רק מסתיר את הבעיה.

מתי כן לסמן:

• הקבלה הופקה על מטופל אחר — הורה, בן זוג, מלווה
• הקבלה הופקה ביום אחר מהחיוב
• קבלה אחת מכסה כמה חיובים, או להפך
• עסקת בדיקה, או חיוב שגוי שזוכה מול חברת האשראי
• המקרה נבדק מול הנהלת החשבונות והוסדר שם

מתי לא לסמן:

• פשוט שכחו להפיק קבלה — צריך להפיק אותה, לא לסמן
• ״אין לי זמן עכשיו, אסמן כדי שהצהוב ירד״
• לא ברור מה קרה — עדיף להשאיר צהוב ולברר
• סיבה ריקה מתוכן כמו ״טופל״ או ״בסדר״, בלי הסבר

✅ איך יודעים שהצליח: השורה כבר לא צהובה, ובעמודת המסמך מופיע אייקון שריחוף מעליו מציג את הסיבה שכתבתם, מי סימן ומתי.