מדריך לרואה החשבון ולהנהלת החשבונות של מרפאה שעובדת עם תכנית סמייל קלאוד.
מהו פורמט מובין (Movein)
מובין הוא תקן מקובל בישראל להעברת נתוני הנהלת חשבונות ותנועות יומן בין מערכות עסקיות שונות לתוכנות כגון חשבשבת.
רכיבי הפורמט
- קובץ הנתונים (MOVEIN.DOC או MOVEIN.DAT) — התנועות עצמן: חובה, זכות, תאריכים וסכומים.
- קובץ הפרמטרים (MOVEIN.PRM) — מגדיר את מבנה השדות, כדי שהתוכנה הקולטת תדע לפענח את קובץ הנתונים.
שתי שיטות עבודה נפוצות
- שיטה גמישה — קובץ תנועות עם קובץ פרמטרים נלווה, שמאפשר התאמה אישית של מיקום השדות.
- מבנה קבוע — אורך שורות קבוע מראש, ללא צורך בהגדרות נוספות.
איך הקבצים מגיעים אליכם
שליחה אוטומטית למייל (מומלץ). מנהל המרפאה מגדיר זאת בעצמו — הגדרות מרפאה ← פנקסי חשבונות ← עריכה ליד העסק ← לשונית דוחות במייל — ומסמן אילו פורמטים יישלחו: חשבשבת (קובץ המובין), Excel ו/או PDF של דוח ההכנסות. אפשר כמה נמענים.
הדוח נשלח ב-2 בכל חודש בשעה 08:30, עבור החודש שהסתיים (אם ה-2 חל בשבת — למחרת). צריכים חודש קודם, או הפקה חוזרת אחרי שינוי קודים? יש גם שליחה ידנית לחודש נבחר.
מה כולל הייצוא מסמייל
קבצי התנועות — מיוצאים תמיד:
- movein.doc — התנועות ברשומה המלאה
- movein.dat — אותן תנועות ברשומה מקוצרת
- movein.prm — קובץ הפרמטרים
קבצי הלקוחות — רק כשההגדרה כרטיס לקוח נפרד לכל מטופל מופעלת (ראו הטבלה בהמשך):
- heshin.dat — כרטיסי החשבון
- heshin.prm — קובץ הפרמטרים שלו
כשההגדרה מופעלת מגיעים חמישה קבצים; כשהיא כבויה — שלושה.
הקודים שהמרפאה מגדירה
כל השדות נמצאים אצל מנהל המרפאה: הגדרות מרפאה ← פנקסי חשבונות ← עריכה ליד העסק ← לשונית חשבשבת (Movein). שלחו למרפאה את מספרי הכרטיסים והקודים שאתם עובדים איתם.
| השדה בסמייל | מה הוא קובע |
|---|---|
| חשבונות ראשיים | |
| חשבון לקוחות כללי | תנועות הלקוחות, כשלא נפתח כרטיס נפרד לכל מטופל |
| חשבון הכנסות | מחזור החשבוניות |
| חשבון מע״מ עסקאות | רכיב המע״מ שבחשבונית |
| חשבונות אמצעי תשלום | |
| מזומן / המחאות (צ׳קים) / העברה בנקאית | הכרטיס שאליו נזקף התקבול, לפי אמצעי התשלום. ההמחאות כוללות צ׳קים דחויים |
| חשבונות כרטיסי אשראי | |
| ויזה / מאסטרקארד / ישראכרט / אמריקן אקספרס / דיינרס | כרטיס נפרד לכל מותג. עובדים בכרטיס אשראי אחד מרוכז? הזינו את אותו מספר בכולם |
| קודי סוג תנועה | |
| חשבונית מס / חשבונית זיכוי | קוד סוג התנועה שבו ייקלט כל סוג מסמך |
| כללי | |
| כרטיס לקוח נפרד לכל מטופל | מופעל: כרטיס לכל מטופל, ומצורפים קבצי heshin. כבוי: הכל על חשבון הלקוחות הכללי, וקובץ הלקוחות אינו נוצר |
| לכלול הפקדות קופה בדוח | מופעל: הפקדות צ׳קים ומזומן נכללות כתנועה — חובה לחשבון הבנק, זכות לחשבון הקופה של אמצעי התשלום. מוצג רק במרפאות שמנהלות קופה |
⚠️ ההגדרות נשמרות לכל עסק בנפרד. במרפאה עם כמה עסקים יש לעדכן בכל עסק שממנו מייצאים.
סדר קליטה אפשרי
להלן הצעה לסדר קליטה אפשרי לקבצים. אם אתם רגילים לדרך אחרת — אין סיבה לשנות.
- בקשו מהמרפאה להפיק את הדוח כשההגדרה ״כרטיס לקוח נפרד לכל מטופל״ פעילה.
- שמים את הקבצים שקיבלתם באותה תיקייה
- מבטלים קליטה קודמת של אותה תקופה, אם נעשתה
- יבוא חשבונות: נתונים heshin.dat, פרמטרים heshin.prm. פותח את כרטיסי הלקוחות
- יבוא בשיטה הגמישה — נתונים: movein.doc, פרמטרים: movein.prm. רושם את התנועות
- בודקים כרטיס לקוח אחד לדוגמה
כשיש קבצי heshin — קובץ הלקוחות נטען לפני קובץ התנועות. בסדר ההפוך אין עדיין כרטיסים שהתנועות יוכלו להירשם עליהם.
🩵 עובדים במבנה קבוע? השתמשו ב-movein.dat.
לא נקלט כמצופה?
- הכל נכנס לכרטיס "לקוחות שונים" — הקובץ הופק כשהמתג "כרטיס לקוח נפרד לכל מטופל" היה כבוי, ולכן כל התנועות מפנות לחשבון הלקוחות הכללי. בקשו מהמרפאה להפעיל את המתג ולהפיק מחדש את אותה תקופה.
- שגיאה שהכרטיס אינו קיים — קובץ התנועות נטען לפני קובץ הלקוחות. בטלו את הקליטה, טענו קודם את heshin ואחריו את movein.
- נפתחו עשרות כרטיסים חדשים ואתם עובדים בכרטיס מרוכז — המתג "כרטיס לקוח נפרד לכל מטופל" דלוק. בקשו מהמרפאה לכבות אותו, להזין את מספר הכרטיס שלכם ב"חשבון לקוחות כללי", ולהפיק מחדש את אותה תקופה.
- התנועות נכנסו לכרטיסים לא נכונים — הקודים שבטבלה לא תואמים לתוכנה שלכם. שלחו למרפאה את הקודים הנכונים ובקשו הפקה חוזרת.
- הקובץ לא נקלט בכלל — ודאו שקובץ ה-prm הגיע יחד עם קובץ הנתונים, ושאתם טוענים את הקובץ שמתאים לשיטה שלכם: movein.doc לשיטה הגמישה, movein.dat למבנה קבוע.
עדיין תקוע? בקשו מהמרפאה את דוח ההכנסות באקסל לאותה תקופה — כל החשבוניות עם פירוט לפי אמצעי תשלום. (אם עמודת התאריך הגיעה כטקסט, שנו את פורמט העמודה לפני מיון.)
מה חשוב לדעת על הנתונים
- חשבוניות זיכוי נכללות בסכום שלילי — הסיכומים כבר מקוזזים.
- תאריך ערך — צ׳קים דחויים שהחשבונית שלהם עתידית מופיעים בחודש שבו החשבונית הופקה, לא בחודש שבו התקבלו הצ׳קים.
- "עסק" = פנקס חשבונות. כל קובץ מיוצא לעסק אחד. במרפאה עם כמה עסקים — ודאו שקיבלתם קובץ מכל עסק.
- עסק לצפייה בלבד — אינו מקבל תשלומים חדשים אך ממשיך להופיע בדוחות. רלוונטי לעסק שנסגר ועדיין צריך דיווח.
- ביטול הפקדת קופה בדיעבד — אם המרפאה מבטלת תיעוד הפקדה אחרי שהקובץ כבר הופק, המערכת מזהירה אותה שזה עלול ליצור אצלכם חוסר התאמה.
מה עוד אפשר לבקש מהמרפאה
- מבנה קבצים אחיד — הפורמט האחיד של רשות המיסים. במסך ההפקה יש קישור לבדיקת הקובץ בסימולטור של הרשות.
- דוח רציפות מסמכים — מאשר שרצף המספור תקין לכל סוג מסמך ומציג מסמכים חסרים בטווח. שווה לבקש פעם בחודש.
- דוח מע״מ ודוח מקדמות מס — לפי המחזור וההוצאות שתועדו. עסק שלא הוגדר לו שיעור מקדמה לא יופיע בדוח המקדמות.
- ספר תקבולים — לשאלה "כמה כסף נכנס בפועל". דוח ההכנסות הוא דוח מסמכים (החשבוניות שהופקו), ספר התקבולים הוא דוח כסף — השניים לא אמורים להשתוות.
צ'קליסט לתחילת ההתקשרות
- שלחו למרפאה את מספרי הכרטיסים וקודי סוגי התנועה שלכם, לפי הטבלה שלמעלה
- החליטו יחד: כרטיס נפרד לכל מטופל או כרטיס לקוחות מרוכז
- בקשו שיפעילו שליחה אוטומטית במייל לכתובת שלכם
- מנהלים קופה? החליטו אם לכלול הפקדות קופה בדוח
- בקשו שליחה ידנית של חודש אחד לבדיקה — קלטו אותו וּודאו שהכל יושב נכון לפני שמסתמכים על התהליך
📧 נשמח לעזור בכל שאלה במייל - acc@smilecloud.co.il