מה לעשות אם עשינו טעות בקבלת תשלום?

לפני שמתחילים, חשוב להבדיל בין שני מושגים:

🩵 ביטול העסקה במסך עסקאות אשראי מבטל את החיוב בלבד — כדי שיופקו המסמכים החשבונאיים יש לבצע גם ביטול תשלום בתיק המטופל.

• קבלה: מתעדת את הרגע שבו הכסף עבר מהמטופל אליכם.
• חשבונית מס: הדיווח הרשמי לרשויות המס. היא מופקת רק כשהכסף נכנס בפועל לחשבון הבנק (במזומן או במועד הפירעון).

חשוב לדעת: כדי להבין באיזה סוג תשלום מדובר ואיזה מסמכים הופקו - תחת לשונית ״תשלומים״ שבתיק המטופל, נפתח את שורת התשלום הרלוונטית בלחיצה על החץ, על מנת לראות את חשבונית המס / קבלה.

איך מתקנים טעויות? (לפי תרחישים)

תרחיש א': כבר הופקה חשבונית מס

בגלל שמדובר בדיווח לרשויות המס, סמייל לא מאפשרת פשוט למחוק את השורה. צריך "לאזן" אותה חשבונאית. מה עושים?

1. נכנסים ללשונית תשלומים בתיק המטופל.
2. כדי להפיק זיכוי, מבין הכפתורים שבלשונית, נלחץ על כפתור "הפקת זיכוי".
3. מזינים את סוג ההחזר (למשל: מזומן), את סכום הזיכוי (ניתן לזכות את כל הסכום או רק את חלקו), ומוסיפים תיאור (למשל: "טעות הקלדה").
4. לוחצים על הפקת זיכוי.

מה קרה עכשיו? סמייל תפיק חשבונית זיכוי שמקזזת את חשבונית המס, וקבלה שלילית שמקזזת את התשלום. המאזן של המטופל יתעדכן בהתאם.

תרחיש 2: הופקה רק "קבלה" (ללא חשבונית מס)

זה קורה למשל כשקיבלתם המחאה (צ'ק) למועד עתידי. הכסף עדיין לא נחשב כהכנסה שדווחה למס, ולכן התיקון פשוט יותר.

1. בלשונית תשלומים, נפתח את שורת התשלום הרלוונטית בלחיצה על החץ.
2. מאחר ואין חשבונית מס, נוכל פשוט ללחוץ על "ביטול תשלום".
3. מזינים את סיבת הביטול ולוחצים על אישור.

מה קרה עכשיו? סמייל תפיק קבלה חדשה על סכום שלילי שמקזזת את הקבלה המקורית. היתרה בתיק תחזור לקדמותה ללא צורך בהפקת מסמכי זיכוי מורכבים.

תרחיש 3: טעות בחיוב אשראי

כאן התיקון תלוי בשאלה האם העסקה כבר עברה פירעון:

• ביטול לפני מועד הפירעון: נכנסים ללשונית עסקאות אשראי, מוצאים את שורת החיוב הרלוונטית ולוחצים על "ביטול עסקה". סמייל תבטל את החיוב ותפיק קבלה מתאימה.

תדעו שאתם אחרי מועד הפרעון אם לא ניתן לבטל את העסקה דרך עמוד ״עסקאות אשראי״.

• ביטול לאחר הפירעון: במקרה כזה יש תוכלו לבטל את העסקה מול חברת האשראי שלכם או להחזיר כסף למטופל ידנית, ובמקביל לבצע "הפקת זיכוי" בתוך סמייל (כפי שהוסבר בתרחיש 1) כדי שהמאזן בתיק המטופל יהיה תקין.

מתי בעצם מופקת חשבונית מס?

חשבונית מס לא יוצאת סתם, אלא בנקודות זמן שמעידות שהכסף אצלכם:

1. כניסת כסף לבנק: ברגע שהכסף הופקד בפועל (גם מזומן נחשב).
2. פירעון אשראי: בדרך כלל בסוף החודש, כשהעסקה נפרעת.
3. פירעון צ'קים: צ'ק דחוי הופך מחשבונית עתידית לחשבונית מס רק ביום הפירעון שלו.

שאלות ותשובות: דגשים חשבונאיים וניהול עסקאות אשראי

ש: מהו ההבדל המהותי בין קבלה לחשבונית מס?

ת: קבלה מהווה אישור פורמלי על כך שהמרפאה קיבלה לידיה אמצעי תשלום (מזומן, צ'ק או אישור עסקה באשראי). חשבונית מס, לעומת זאת, היא מסמך המייצג דיווח לרשויות המס על הכנסה שנוצרה. בעוד שהקבלה מעידה על פעולת הגבייה, חשבונית המס מופקת רק במועד שבו הכסף נחשב כהכנסה בפועל (למשל, בעת פירעון).

ש: האם קבלת מזומן נחשבת מבחינה חשבונאית ככניסת כסף לחשבון הבנק?

ת: כן. מבחינה חשבונאית, קבלת מזומן נחשבת כקבלת כסף נזיל הזמין לשימוש מיידי ("קופה"). מסיבה זו, בעסקאות מזומן סמייל מפיקה חשבונית מס קבלה באופן מיידי, המשלבת את אישור התשלום עם הדיווח על ההכנסה.

ש: אם בוצע ביטול עסקה ישירות מול חברת האשראי לאחר מועד הפירעון, האם יש צורך בהפקת זיכוי בסמייל?

ת: כן. מאחר שמועד הפירעון חלף, המערכת כבר הפיקה חשבונית מס ודיווחה על הכנסה. כדי לאזן את הרישום החשבונאי במערכת ולבטל את הדיווח על ההכנסה בתיק המטופל, חובה להפיק חשבונית זיכוי בסמייל.

ש: האם במקרה של ביטול דרך חברת האשראי עלי להחזיר כסף למטופל באופן ידני?

ת: לא. במידה והזיכוי בוצע ישירות דרך חברת האשראי, ההחזר הכספי מתבצע על ידם ישירות לחשבון המטופל. הפעולה הנדרשת בסמייל היא הפקת חשבונית זיכוי בלבד, וזאת לצורך סגירת החוב בתיק ואיזון המאזן החשבונאי של המרפאה, ללא צורך בהעברת כספים פיזיים נוספת מצדכם.

ש: מדוע לא ניתן לבצע "ביטול תשלום" פשוט לאחר שהופקה חשבונית מס?

ת: על פי תקנות ניהול ספרים, לא ניתן למחוק או לבטל מסמך חשבונאי שהופק ודווח. לכן, הדרך היחידה לתקן טעות בחיוב שכבר הפך לחשבונית מס היא באמצעות הפקת מסמך נגדי מסוג חשבונית זיכוי, המבצע "קיזוז" של הפעולה המקורית.