מה לעשות אם עשינו טעות בקבלת תשלום?
טעויות קורות - חיוב כפול, הקלדה שגויה של סכום או גבייה בתיק הלא נכון. במדריך זה נלמד מה לעשות בהתאם לסוג התרחיש.
לפני שמתחילים, חשוב להבדיל בין שני מושגים:
קבלה: מתעדת את הרגע שבו הכסף עבר מהמטופל אליכם.
חשבונית מס: הדיווח הרשמי לרשויות המס. היא מופקת רק כשהכסף נכנס בפועל לחשבון הבנק (במזומן או במועד הפירעון).
חשוב לדעת: כדי להבין באיזה סוג תשלום מדובר ואיזה מסמכים הופקו - תחת לשונית ״תשלומים״ שבתיק המטופל, נלחץ על כפתור ״פרטי התשלום שהתקבל״ בשורת התשלום הרלוונטית על מנת לראות את חשבונית המס / קבלה.
תרחיש א': כבר הופקה חשבונית מס
בגלל שמדובר בדיווח לרשויות המס, סמייל לא מאפשרת פשוט למחוק את השורה. צריך "לאזן" אותה חשבונאית.
מה עושים?
1. נכנסים ללשונית תשלומים בתיק המטופל.
2. כדי להפיק זיכוי, מבין הכפתורים שבלשונית, נלחץ על כפתור "הפקת זיכוי".
3. מזינים את סוג ההחזר (למשל: מזומן), את סכום הזיכוי (ניתן לזכות את כל הסכום או רק את חלקו), ומוסיפים תיאור (למשל: "טעות הקלדה").
4. לוחצים על הפקת זיכוי.
מה קרה עכשיו? סמייל תפיק חשבונית זיכוי שמקזזת את חשבונית המס, וקבלה שלילית שמקזזת את התשלום. המאזן של המטופל יתעדכן בהתאם.
תרחיש 2: הופקה רק "קבלה" (ללא חשבונית מס)
זה קורה למשל כשקיבלתם המחאה (צ'ק) למועד עתידי. הכסף עדיין לא נחשב כהכנסה שדווחה למס, ולכן התיקון פשוט יותר.
1. בלשונית תשלומים, נלחץ על כפתור ״״פרטי התשלום שהתקבל״ בשורה הרלוונטית.
2. מאחר ואין חשבונית מס, נוכל פשוט ללחוץ על "ביטול תשלום".
3. מזינים את סיבת הביטול ולוחצים על אישור.
מה קרה עכשיו? סמייל תפיק קבלה חדשה על סכום שלילי שמקזזת את הקבלה המקורית. היתרה בתיק תחזור לקדמותה ללא צורך בהפקת מסמכי זיכוי מורכבים.
תרחיש 3: טעות בחיוב אשראי
כאן התיקון תלוי בשאלה האם העסקה כבר עברה פירעון:
ביטול לפני מועד הפירעון: נכנסים ללשונית עסקאות אשראי, מוצאים את שורת החיוב הרלוונטית ולוחצים על "ביטול עסקה". סמייל תבטל את החיוב ותפיק קבלה מתאימה.
תדעו שאתם אחרי מועד הפרעון אם לא ניתן לבטל את העסקה דרך עמוד ״עסקאות אשראי״.
ביטול לאחר הפירעון: במקרה כזה יש תוכלו לבטל את העסקה מול חברת האשראי שלכם או להחזיר כסף למטופל ידנית, ובמקביל לבצע "הפקת זיכוי" בתוך סמייל (כפי שהוסבר בתרחיש 1) כדי שהמאזן בתיק המטופל יהיה תקין.