תיעוד תשלום שלא התעדכן בתיק המטופל

המטופל שילם — ובתיק שלו עדיין רשום חוב. המדריך עובר על ארבעת המקרים שגורמים לזה, ומה עושים בכל אחד מהם.

🩵 הכלל הראשון: לא מחייבים שוב לפני שבודקים. ברוב המקרים הכסף כבר נגבה מהמטופל, וכל מה שחסר הוא התיעוד בסמייל. חיוב חוזר יגבה מהמטופל פעמיים.

קודם כול: האם הכסף באמת נגבה?

הבדיקה הזו קובעת לאיזה מקרה אתם שייכים, ולוקחת חצי דקה:

1. בתפריט הצדדי ← עסקאות אשראי
2. בחרו את התאריך שבו בוצע התשלום
3. חפשו את שם המטופל ברשימה

• העסקה מופיעה בסטטוס עסקה אושרה → הכסף נגבה. מקרה 1.
• העסקה לא מופיעה בכלל → החיוב לא בוצע. מקרה 2.

🩵 סולקים במסוף חיצוני ולא דרך סמייל? המסך הזה לא רלוונטי אצלכם — בדקו את סטטוס העסקה מול חברת הסליקה, ואז עברו למקרה 3.

מקרה 1: הכסף נגבה, אבל בתיק רשום חוב ואין קבלה

למה זה קרה: ניתוק רגעי של המחשב מהרשת בדיוק בזמן העסקה. החיוב עבר בצד של חברת האשראי, אבל סמייל לא קיבל את התשובה ולכן לא הפיק קבלה ולא סגר את החוב.

מה עושים: מתעדים את התשלום בתיק — בלי לחייב שוב.

1. במסך עסקאות אשראי רשמו לעצמכם את פרטי הכרטיס מהשורה של המטופל: 4 ספרות אחרונות, תוקף וסוג העסקה — תצטרכו אותם בעוד רגע

2. היכנסו לתיק המטופל ← לשונית תשלומים

   

3. לחצו קבלת תשלום ← בחרו סוג אמצעי תשלום כרטיס אשראי

   

4. ייפתח חלון בחירת אופן תשלום. בחרו את האפשרות התחתונה — תיעוד תשלום שכבר בוצע (תגית ללא סליקה), מתחת לשורה ״התשלום כבר בוצע?״.

   ❗️אל תבחרו את האפשרות העליונה סליקת כרטיס אשראי (תגית חיוב בפועל) — היא תחייב את הכרטיס פעם שנייה.

   

5. מלאו את פרטי הכרטיס בדיוק כפי שהם מופיעים במסך עסקאות אשראי

   

6. עדכנו את הסכום ששולם ← הפקת קבלה — הקבלה תופק, החוב ייסגר, והעסקה תסומן כמתועדת

מקרה 2: העסקה לא מופיעה — החיוב לא בוצע

אם אין עסקה בתאריך הרלוונטי, הכסף לא נגבה. במקרה כזה פשוט חייבו את המטופל מחדש כרגיל: תיק המטופל ← תשלומים ← קבלת תשלום ← כרטיס אשראי ← סליקת כרטיס אשראי (חיוב בפועל).

🩵 העסקה נראית ״לא הושלמה״ במסוף אבל כן מופיעה כמאושרת בסמייל? זה אומר שהיא אושרה ברקע — אל תחייבו שוב.

מקרה 3: התשלום התקבל מחוץ לסמייל

מסוף אשראי חיצוני, העברה בנקאית, ביט, צ׳ק או מזומן שנמסר לרופא — הכסף אצלכם, אבל סמייל לא יודע על כך. גם כאן התיעוד הוא ידני:

1. תיק המטופל ← תשלומים ← קבלת תשלום
2. בחרו את אמצעי התשלום שבו שולם בפועל (מזומן / העברה / צ׳ק / אפליקציית תשלומים / כרטיס אשראי)
3. מלאו את הפרטים והסכום ← הפקת קבלה

🩵 במרפאה שאינה סולקת דרך סמייל, בחירת כרטיס אשראי לא תפתח את חלון בחירת אופן התשלום — הפרטים נכנסים ישירות, ואין סיכון לחיוב כפול.

מקרה 4: הפקתם קבלה — והעסקה עדיין מסומנת כלא מתועדת

קורה כשהקבלה הופקה בנפרד מהעסקה: על מטופל אחר במשפחה, ביום אחר, או ידנית מבלי לעבור דרך העסקה. הקבלה קיימת — היא פשוט לא מקושרת.

1. במסך עסקאות אשראי, לחצו על סימן ההתראה בשורת העסקה ← ייפתח חלון סימון עסקה כתקינה
2. כתבו סיבה — זהו שדה חובה בכל מקרה, גם כשמשייכים קבלה. למשל: ״הקבלה הופקה על האמא ולא על הילד״, או ״העסקה זוכתה מול חברת האשראי״
3. יש קבלה שמכסה את החיוב? הוסיפו גם את מספר הקבלה לשיוך — זהו שדה רשות, ואיתו השורה תוצג כמותאמת למסמך
4. לחצו שמירה

🩵 הסימון הוא תיעוד, לא הפקת מסמך. הוא לא מפיק קבלה ולא משנה את הנהלת החשבונות — הוא רק מסביר למי שיסתכל בעתיד מה קרה כאן. אם באמת חסרה קבלה, צריך להפיק אותה בתיק המטופל.

איך מאתרים את המקרים האלה בלי לחפש אותם

אתם לא צריכים לעבור מטופל-מטופל: במסך עסקאות אשראי המערכת מסמנת לבד כל תנועה שהזיזה כסף ואין לה מסמך — השורה מודגשת ומופיע בה סימן התראה במקום מספר המסמך. ריחוף מעליו מסביר מה חסר ומה לעשות.

• הסימון מופיע גם על חיוב שאושר וגם על זיכוי שבוצע — החזר כספי הוא תנועה שדורשת תיעוד בדיוק כמו חיוב, ושם ההודעה היא ״לא הופק מסמך זיכוי עבור החזר זה״. עסקה שנדחתה או בוטלה לא תסומן.
• ברגע שהקבלה מוצמדת, הסימון מתחלף בקישור למסמך — לחיצה עליו פותחת את הקבלה.
• אייקון שרביט קטן ליד המסמך מציין שהשיוך זוהה באופן מחושב לפי התאמת מטופל, סכום ותאריך — מצב תקין לחלוטין.
• בכרטיסיות למעלה יש מונה דורש טיפול שמרכז את כל מה שעדיין פתוח, ואפשר לסנן לפיו בכפתור הסינון (התאמה לקבלות ← ללא קבלה).

✅ איך יודעים שהצליח: בשורת העסקה מופיע קישור לקבלה במקום סימן ההתראה, והמאזן בתיק המטופל התעדכן.

טיפ שימושי מאיתנו: עברו על מסך עסקאות אשראי בסוף כל יום וחפשו שורות מודגשות. כל שורה שנסגרת באותו יום חוסכת בירור מול חברת הסליקה בסוף החודש — ומונעת מהמטופל לקבל תזכורת חוב על כסף ששילם.