זיכוי שבוצע ואין עליו מסמך — מה עושים?

שאלות נפוצות: ״עשיתי החזר למטופל ומופיע סימן אדום על השורה״ · ״לא הופק מסמך זיכוי עבור החזר זה — מה זה?״

🩵 גם החזר כספי הוא תנועה כספית שחייבת תיעוד, בדיוק כמו חיוב. הכסף כבר חזר למטופל — מה שחסר הוא מסמך הזיכוי בתיק. לכן העסקה מסומנת בצהוב ונספרת בכרטיס דורש טיפול.

למה זה קורה: הזיכוי בוצע ישירות במסוף ולא דרך תיק המטופל, או שהפקת מסמך הזיכוי נשכחה אחרי ההחזר.

3 שלבים פשוטים — הפקת מסמך הזיכוי:

1. היכנסו לתיק המטופל ← לשונית תשלומים
2. לחצו על הפקת זיכוי
3. עדכנו את סכום הזיכוי כפי שהוא מופיע בשורת העסקה במסך עסקאות אשראי, והוסיפו הערה עם הסיבה (למשל: ״הטיפול שבוצע היה זול יותר מהתוכנית ששולמה מראש״) ← אשרו

מסמך הזיכוי כבר הופק — ביום אחר או על מטופל אחר? אין צורך להפיק מסמך נוסף, אפשר לסגור את השורה בסימון ידני:

1. במסך עסקאות אשראי לחצו על סימן ההתראה בשורת הזיכוי ← ייפתח חלון סימון עסקה כתקינה
2. כתבו סיבה — שדה חובה, וזה מה שיראה כל מי שיסתכל על השורה בעתיד (למשל: ״מסמך הזיכוי הופק ב־20/08״)
3. בשדה מספר קבלה לשיוך (רשות) אפשר להקליד את מספר המסמך שמכסה את ההחזר. אם המערכת מוצאת אותו — הוא יוצג ותוכלו לשייך אותו, והשורה תוצג כמותאמת. אם מופיע ״לא נמצא מסמך עם מספר זה בפנקס״, פשוט השאירו את השדה ריק — הסיבה לבדה מספיקה כדי לסגור את השורה.
4. לחצו שמירה — הצבע הצהוב יירד והמספר בכרטיס ״דורש טיפול״ יקטן

🩵 שימו לב: מסמך שמכסה זיכוי רושם סכום שלילי. אם תופיע הערה כתומה על סכום שונה, זה לא חוסם שמירה — אבל כדאי לוודא שזה המסמך הנכון.

הסימון הידני הוא תיעוד, לא הפקת מסמך. הוא לא מפיק זיכוי ולא משנה את הנהלת החשבונות — הוא רק מסביר מה קרה. אם באמת חסר מסמך זיכוי, צריך להפיק אותו בתיק המטופל.

✅ איך יודעים שהצליח: שורת הזיכוי כבר לא צהובה, והמספר בכרטיס ״דורש טיפול״ קטן.