חלוקת תשלום בין רופאים - המדריך המלא

באמצעות המדריך תוכלו:

להבין איך לתגמל את הצוות במרפאה - לשייך תשלום שהתקבל ממטופל לרופא או רופאים שביצע את הטיפול, לוודא שהחלוקה מלאה ומאוזנת, ולהפיק דוח מסכם לפי רופא לתקופה נבחרת.

🩵 המדריך שימושי עבור חלוקת תשלום לצוות המרפאה עבור טיפולים שהתשלום עליהם התקבל.

כדאי לדעת:

• כדי שרופא יופיע ברשימת החלוקה, הוא חייב להיות מוגדר כמשתמש עם יומן ולהיות בעל הרשאת חלוקת דוח הכנסות — בלי שניהם הוא לא יופיע ברשימה
• ניתן לשייך תשלום לרופא בזמן קבלת התשלום (מומלץ) — אבל גם לתקן שיוך קיים בדיעבד, ישירות מלשונית התשלומים בתיק המטופל
• אי בחירה מהרשימה (לרוב יופיע ״עסק״ כברירת מחדל) = התשלום לא שויך לרופא ספציפי — יופיע בדוח חלוקת תשלום תחת "ללא שיוך"
• מומלץ לבדוק את הדוח יום-יום ולא על טווח תאריכים.
• החלוקה מוצגת רק לאחר קבלת התשלום בפועל — בתשלום שפוצל לתשלומים עתידיים, השיוך יופיע בדוח במועד הפירעון של כל תשלום.
• בחלוקת תשלום לא ניתן לבחור את אותו רופא יותר מפעם אחת — אם כל הסכום מיועד לרופא אחד, שייכו אליו את התשלום כולו בלי פיצול.

שיוך רופא בזמן קבלת תשלום

🩵 שיוך תשלום לרופאים במועד קבלת התשלום היא הגדרה שיש להפעיל - אם אינכם רואים אותה (כמו בסרטון מטה), פנו לצוות התמיכה של סמייל להפעלת ההגדרה 🙂

1. היכנסו לתיק המטופל ← לשונית תשלומים ← לחצו קבלת תשלום
2. קבלו תשלום מהמטופל (אשראי, מזומן וכו)
3. בשדה ״שיוך ל״ — בחרו מהרשימה את הרופא/ים שביצעו את הטיפול
4. לחצו הפקת קבלה לסיום הפעולה

עריכת שיוך בדיעבד לתשלום שהתבצע מתיק מטופל

1. בלשונית תשלומים בתיק המטופל — מצאו את התשלום הרלוונטי

2. לחצו על אייקון הקוביות

   

   (חלוקת תשלום) ליד אותו תשלום

3. עדכנו את שיוך הרופא ← לחצו שמור

איך לקרוא את דוח יומן מרפאה

🩵 דוח יומן מרפאה משווה את סכום הטיפולים לפי מטפל אל מול סכום התשלומים ושיוכם למטפלים.

בדוגמא, נראה שעבור המטופל אביב אביבי, בוצע טיפול על ידי ד״ר דניאל כהן בסך 350 ש״ח ובהתאם חלוקת התשלום נעשתה עבור ד״ר דניאל כהן בסך 350 ש״ח.

הדוח מציג לכל מטופל שתי עמודות: סכום טיפולים (ערך הטיפולים שבוצע באותו תאריך) וסכום תשלומים (מה ששילם באותו תאריך).

אין ציפייה שסכום הטיפולים וסכום התשלומים יהיו שווים בכל יום.

מדוע? רוב אי-ההתאמות בדוח הן תקינות לחלוטין. לדוגמא, מטופל שטופל היום בסך 300 ש״ח אך שילם היום מראש עבור טיפולי עתיד או עבור חוב שהצטבר (בעמודת סכום טיפולים נראה 300 שח ובעמודת סכום תשלומים נראה יותר - הכל קרה באותו יום).

בקצה השמאלי של שורת המטופל, לפעמים נראה את אחד האייקונים האלה, או שניהם:

• אייקון תשלום ללא חלוקה -

  

  - אם קיבלנו תשלום אבל לא עשינו שיוך לרופא בזמן קבלת תשלום (ראו את החלק הראשון של המדריך)

• אייקון חלוקה לא מאוזנת

  

  - אם קיימת אי התאמה בין סכום הטיפולים לפי מטפל לסכום התשלומים וחלוקת התשלום שלהם.

מה לעשות במצב של תשלום ללא חלוקה?

1. דוחות ← דוח יומן מרפאה

2. נפתח את עמודת המטופל הרלוונטי (שבשורה נראה

   

   )

3. נבין מי הרופא המטפל ומדוע לא שויך להם תשלום

4. אם נרצה לחלק תשלום, נלחץ עריכה ← בתיבה שתפתח נבחר את הרופא/ים ונשמור.

5. ניתן לעשות את זה גם מתוך תיק המטופל כפי שראינו בתחילת המדריך.

מה לעשות במצב של חלוקה לא מאוזנת?

1. דוחות ← יומן מרפאה

2. בשורות בהן מופיע אייקון חלוקה לא מאוזנת נסו להבין את המצב:

   1. האם סכום טיפולים אינו שווה לסכום תשלומים באותו יום?
   2. האם יש שוני בין הרופא המטפל והרופא אליו שויך התשלום?

בדוגמא למטה, נראה מצב של חלוקה לא מאוזנת מאחר והרופא המטפל הינו ד״ר גיא אבנרי והרופא אליו נעשתה חלוקת התשלום היאו ד״ר דניאל כהן.

בשורת המטופל הרלוונטי נלחץ עריכה ← נשנה את השיוך לרופא או לרופאים המתאימים ← שמירה.

דוח חלוקת תשלומים

בדוח זה נראה את סכום התשלומים שחולקו עבור צוות המרפאה.

1. דוחות ← דוח חלוקת תשלומים
2. כל שורה מייצגת את התשלום עבור מטפל
3. לחיצה על השורה תפתח את פירוט הטיפולים
4. ניתן לבחור טווח תאריכים ולסנן לפי מטפלים ספציפיים
5. השורה האחרונה תציג תשלומים ללא שיוך. מומלץ לעבור לדוח יומן מרפאה על מנת להבין את הסיבה לאי שיוכם, כפי שראינו במדריך למעלה.

טיפ שימושי מאיתנו

בדקו את דוח יומן מרפאה בסוף כל יום — כך תדעו מיד אם נשארו תשלומים לא משויכים לפני שמסתיים יום העבודה. לסיכום כספי סופי לפי רופא בסוף החודש — עברו לדוח חלוקת תשלום, שם תמצאו את כל הנתונים מאורגנים ומוכנים להורדה.