שאלות נפוצות: ״מה זה השרביט הקטן ליד הקבלה?״ · ״איך אני יודעת שהקבלה שמופיעה על העסקה היא באמת של התשלום הזה?״ · ״הקבלה שמשויכת לעסקה היא לא הנכונה — מה עושים?״
🩵 התשובה הקצרה: אם לצד שם הקבלה מופיע שרביט קסמים — המערכת ניחשה את ההתאמה ולא קיבלה אותה מהתשלום עצמו. ברוב המקרים היא צודקת, אבל זה המקום היחיד בעמוד שבו שווה לוודא לפני שסוגרים חודש.
שלוש הדרכים שבהן קבלה מוצמדת לעסקה
1. שם הקבלה לבדו, בלי שום סימן לצידו — הצמדה ודאית. הקבלה הופקה מתוך התשלום עצמו ולכן היא נושאת את מספר העסקה של המסוף. אין ספק שזו הקבלה הנכונה, ואין מה לבדוק.
2. שרביט קסמים לצד שם הקבלה — שיוך מחושב. ריחוף מעל השרביט מציג: ״השיוך זוהה באופן מחושב לפי התאמת מטופל, סכום ותאריך״. הקבלה לא נשאה את מספר העסקה — למשל היא הופקה בנפרד מהחיוב — ולכן המערכת חיברה בין השתיים לפי שלושת הנתונים האלה בלבד.
3. אייקון של אדם עם וי — שיוך ידני. מישהו מהצוות חיבר את הקבלה לעסקה בעצמו, כי המערכת לא יכלה לזהות אותה (הקבלה הופקה על בן משפחה אחר, ביום אחר או בסכום שונה). ריחוף מציג את הסיבה שנכתבה, מי סימן ומתי — כך תמיד אפשר לדעת על סמך מה ההחלטה התקבלה.
מתי כדאי לוודא שיוך מחושב
השיוך המחושב הוא הסקה ולא הוכחה. הוא יכול לטעות במצב אחד ספציפי: שני חיובים זהים לאותו מטופל באותו יום — למשל שני תשלומים של 450₪ לאותה מטופלת. במקרה כזה שתי הקבלות מתאימות לשתי העסקאות, וייתכן שהמערכת הצמידה אותן הפוך.
- בעבודה יומיומית — אין צורך לבדוק. השורה מכוסה ולא נספרת בכרטיס ״דורש טיפול״.
- בהתאמה חודשית מול הנהלת החשבונות — אם ראיתם שרביט על שתי שורות של אותו מטופל באותו יום ובאותו סכום, לחצו על שם הקבלה ופתחו אותה כדי לוודא שהיא באמת מתאימה לעסקה.
הקבלה שמוצגת היא לא הנכונה — מה עושים?
אין צורך להפיק קבלה נוספת, ואין צורך לפנות אלינו. אפשר לשייך את הקבלה הנכונה בעצמכם:
- במסך עסקאות אשראי לחצו על האייקון בעמודת מסמך באותה שורה ← ייפתח החלון סימון עסקה כתקינה
- אם השורה כבר סומנה ידנית בעבר — לחצו הסרת הסימון כדי להתחיל מחדש
- כתבו סיבה — שדה חובה, בלעדיו לא ניתן לשמור (למשל: ״הקבלה הקודמת הייתה של החיוב השני באותו יום״)
- הזינו את מספר הקבלה לשיוך — המערכת תחפש את המסמך בפנקס ותציג את שמו, המטופל, הסכום והתאריך כדי שתוודאו שזה הנכון. אם מופיעים כמה מסמכים באותו מספר, בחרו מהרשימה
- לחצו שמירה — מעכשיו השורה תוצג עם שיוך ידני במקום המחושב
🩵 הופיעה הערה כתומה על סכום שונה? זה לא חוסם שמירה — לפעמים קבלה אחת מכסה שני חיובים — אבל זו נורה אדומה קטנה שכדאי לעצור לידה ולוודא שבחרתם נכון.
שימו לב: שיוך ידני הוא תיעוד, לא הפקת מסמך. הוא לא מפיק קבלה חדשה ולא משנה את הנהלת החשבונות — הוא רק קובע איזה מסמך קיים מוצג מול העסקה, ומתעד למה. אם באמת חסרה קבלה, צריך להפיק אותה בתיק המטופל: לשונית תשלומים ← קבלת תשלום.
✅ איך יודעים שהצליח: בשורת העסקה מופיע שם הקבלה הנכונה, ולצידה אייקון השיוך הידני שריחוף מעליו מציג את הסיבה שכתבתם.