במהירות: תמונת המשתמש ← הגדרות מרפאה ← פנקסי חשבונות — הוספה ועריכה של עסקים, הגדרות סליקה וחיבור לרשות המיסים, הכל במקום אחד (למנהלי מרפאה) — פרטים למטה
באמצעות המדריך תוכלו: להבין מהו פנקס חשבונות (עסק) בסמייל, להוסיף ולערוך עסק, להגדיר סליקה, לנהל את החיבור לרשות המיסים ולהכיר את האפשרות של פנקס לצפייה בלבד.
🩵 כל מסמך חשבונאי מופק על שם עסק מסוים — בחלון קבלת התשלום שדה שם העסק קובע על איזה פנקס תצא הקבלה. במרפאה עם כמה עסקים, ודאו את הבחירה לפני ההפקה.
כדאי לדעת:
- ניהול הפנקסים פתוח למנהלי מרפאה — מנהל יכול להוסיף ולערוך עסקים, להגדיר סליקה ולנהל את החיבור לרשות המיסים בעצמו. משתמשים שאינם מנהלים לא רואים את העמוד.
- ברשימת הפנקסים רואים לכל עסק: מספר עסק, שם העסק, האם מחובר לסליקת אשראי והרשאה לרשות המיסים.
- פנקס לצפייה בלבד — סימון התיבה פנקס לצפייה בלבד בלשונית פרטי העסק קובע שהפנקס לא יוצע לקבלת תשלומים, אך ימשיך להופיע בהפקת דוחות המרפאה (ברשימה הוא מסומן בתגית צפייה בלבד). שימו לב: אם אין אף פנקס פעיל שאינו לצפייה בלבד — כפתור קבלת התשלום יהיה מושבת ומסך עסקאות אשראי לא יוצג.
- לכל פנקס מעלים לוגו (כפתור העלאת לוגו חדש בלשונית פרטי העסק) — הלוגו נדרש ומופיע על המסמכים.
- הגדרות הסליקה נמצאות בחלון ייעודי: בעמודת הסליקה של העסק לחצו הגדרת סליקה (או הגדרות סליקה בפנקס שכבר מחובר), בחרו ספק ומלאו את פרטי החיבור. מפתחות החיבור מוסתרים כברירת מחדל — לחצו הצגת מפתחות חיבור כדי לראות ולערוך אותם, וכפתור בדיקת חיבור מוודא שהחיבור תקין.
- החיבור לרשות המיסים (להקצאת מספרי חשבוניות) מנוהל ישירות מהרשימה: יצירת חיבור, חידוש הרשאה כשהתוקף מתקרב לסיומו, או ביטול הרשאה.
הלשוניות בטופס העסק:
- פרטי העסק — שם, מספר עסק, כתובת, פרטי קשר, לוגו וסימון פנקס לצפייה בלבד.
- סוגי מסמכים — אילו מסמכים יופקו מהפנקס.
- הגדרות כספיות — מוצגת רק כשמופעלות במרפאה יכולות של הוצאות, הפקדת מזומן או חלוקת תשלום (למשל יתרת המזומן בקופה ואחוז שיעור המקדמה). כאן נמצא גם השדה חלוקת תשלום במועד — ראו למטה.
- קוד גישה — נעילת הדוחות הכספיים של הפנקס בקוד בן 6 תווים לפחות. הקוד נדרש בפתיחת דוח ההכנסות, דוח הקבלות, דוח מע״מ, דוח החשבשבת, מבנה אחיד וגרפי ההכנסות.
- דוחות במייל — שליחה אוטומטית של דוח ההכנסות לרואה החשבון בכל תחילת חודש, בבחירת פורמטים (PDF, Excel וקובץ חשבשבת) ורשימת נמענים, וגם שליחה ידנית לחודש נבחר.
- חשבשבת (Movein) — קודי החשבונות שמשמשים בקובץ הייצוא להנהלת חשבונות. אפשר לערוך אותם גם ישירות מדוח החשבשבת, בכפתור עריכת הגדרות דוח.
״חלוקת תשלום במועד״ — לפי איזה תאריך נזקף התשלום למטפל
בלשונית הגדרות כספיות, במרפאה שבה חלוקת תשלום מופעלת, יש שדה בשם חלוקת תשלום במועד. הכיתוב בשדה עצמו מסביר: ״לפי איזה מועד ייזקף התשלום בחלוקת ההכנסות למטפלים – מועד הקבלה (מתי שולם בפועל) או מועד הפרעון של החשבונית.״
- הקבלה — התשלום נזקף לפי מועד התשלום בפועל.
- הפרעון (חשבונית) — התשלום נזקף לפי מועד החשבונית.
🩵 זו הגדרה לכל פנקס בנפרד — במרפאה עם כמה עסקים בדקו אותה בכל אחד מהם. היא גם ההסבר הנפוץ ביותר לפער בין דוח חלוקת תשלום לבין דוח יומן מרפאה — ראו המדריך הייעודי.
🩵 לפני ששינוי כזה נכנס לתוקף אצלכם — כדאי לבדוק איתנו איך הוא משפיע על תשלומים שכבר נקלטו במערכת. כתבו לנו בצ'אט לפני שמשנים.
4 שלבים להוספת עסק:
- לחצו על תמונת המשתמש למעלה ← הגדרות מרפאה ← פנקסי חשבונות
- לחצו הוספת עסק ומלאו את פרטי העסק, כולל העלאת לוגו
- עברו על שאר הלשוניות הרלוונטיות ולחצו אישור
- לחיבור סליקה — לחצו הגדרת סליקה בשורת העסק, בחרו את הספק ומלאו את פרטי החיבור
✅ איך יודעים שהצליח: העסק מופיע ברשימת פנקסי החשבונות, וזמין לבחירה בשדה שם העסק בקבלת תשלום ובדוחות.
טיפ שימושי מאיתנו: רואים "הרשאה לרשות המיסים" שפג תוקפה? חדשו אותה מיד בכפתור חידוש הרשאה — בלעדיה הפקת חשבוניות עלולה להיכשל. ומתלבטים בהגדרת עסק חדש או סליקה? כתבו לנו בצ'אט ונלווה אתכם.