באמצעות המדריך תוכלו: לתקן תשלום שהופק עם מטופל, סכום, פריסה או סוג מסמך שגויים — ולדעת מתי מבטלים ומתי מזכים.
העיקרון שחשוב להכיר: אי אפשר לערוך מסמך שכבר הופק. כל תיקון מתבצע בשני שלבים — מבטלים או מזכים, ואז מפיקים מחדש. מה שקובע איזו מהשתיים לבחור הוא המסמך שכבר הופק, ולא סוג הטעות שעשיתם.
שלב 1: בדקו איזה מסמך כבר הופק
- כנסו לתיק המטופל ← לשונית תשלומים
- בשורת התשלום הרלוונטית — לחצו על החץ כדי לפתוח את הפירוט
- בדקו אם הופקה קבלה בלבד, או שהופקה גם חשבונית מס
התשובה הזו קובעת את כל ההמשך.
שלב 2: בטלו או הפיקו זיכוי — לפי המסמך
| המסמך שהופק | מה עושים | למה |
|---|---|---|
| קבלה בלבד (למשל צ'ק דחוי) | ביטול התשלום פתחו את שורת התשלום בחץ ← ביטול התשלום ← הזינו סיבה | הכסף עדיין לא דווח כהכנסה, ולכן התיקון פשוט |
| חשבונית מס או חשבונית מס־קבלה | הפקת זיכוי כפתור בראש לשונית תשלומים ← סוג החזר, סכום ותיאור | על פי תקנות ניהול ספרים אי אפשר לבטל מסמך שכבר דווח — מאזנים אותו במסמך נגדי |
| עסקת אשראי שטרם נפרעה | ביטול עסקה, ואז ביטול תשלום עסקאות אשראי ← ביטול עסקה | ביטול העסקה מבטל את החיוב בכרטיס; המסמכים החשבונאיים מופקים רק בביטול התשלום בתיק |
🩵 לא ניתן לבטל את העסקה דרך עמוד עסקאות אשראי? סימן שהיא כבר נפרעה — בטלו מול חברת האשראי, ובסמייל הפיקו זיכוי.
🩵 לא רואים את כפתור הפקת זיכוי בראש הלשונית? הוא מותנה בהגדרת מרפאה — כתבו לנו ונפעיל אותו.
🩵 לשונית עסקאות אשראי קיימת רק במרפאות שסולקות דרך סמייל (טרנזילה). סולקים במסוף חיצוני? בדקו את העסקה מול חברת הסליקה שלכם.
שלב 3: הפיקו מחדש עם הפרטים הנכונים
לשונית תשלומים ← קבלת תשלום ← הזינו את הפרטים הנכונים. מה לשים לב בכל מקרה:
- התשלום נרשם על מטופל לא נכון — הפיקו את התשלום מחדש בתיק המטופל הנכון. אי אפשר להעביר תשלום ישירות בין תיקים. בסיום בדקו את היתרה בשני התיקים.
- הסכום שגוי — אם רק חלק מהסכום שגוי, זיכוי חלקי מהיר ופשוט יותר מביטול מלא והפקה מחדש.
- הפריסה לתשלומים שגויה — רשמו לפניכם את מספר התשלומים והסכום לכל תשלום לפני שמתחילים.
- הופק מסמך מהסוג הלא נכון (למשל חשבונית עסקה במקום חשבונית מס־קבלה) — הפיקו זיכוי באותו סכום כדי לאזן, ואז הפיקו את המסמך הנכון. אל תשתמשו גם בביטול תשלום וגם בזיכוי על אותו מסמך — זה יוצר כפילות חשבונאית.
- רוצים לשנות רק את הטקסט או הפירוט — אי אפשר לשנות מסמך שהופק. בפעם הבאה, לפני לחיצה על הפקה, מלאו את שדות פירוט והערות שיופיעו על גבי המסמך.
✅ איך יודעים שהצליח: היתרה בתיק המטופל משקפת את המצב האמיתי, והמסמכים החשבונאיים תואמים את מה ששולם בפועל. נוצרה יתרה חיובית או שלילית לא צפויה? ייתכן שנוצרה כפילות — כתבו לנו עם שם המטופל.
טיפ שימושי מאיתנו
לפני כל הפקה — מבט של שנייה על שם המטופל, הסכום, מספר התשלומים וסוג המסמך. תיקון אחרי ההפקה תמיד ידרוש ביטול או זיכוי.
רוצים להעמיק במושגים — מתי מופקת קבלה ומתי חשבונית מס, ולמה זה משנה? ראו: מה לעשות אם עשינו טעות בקבלת תשלום?