במהירות: קודם יבוא חשבונות (heshin) ← ואז יבוא בשיטה הגמישה (movein) — הסדר הוא הסוד. פרטים למטה
באמצעות המדריך תוכלו (מיועד לרואה החשבון / הנהלת החשבונות): לקלוט את קובץ הייצוא של סמייל בחשבשבת כך שכל תנועה תירשם לכרטיס הלקוח בשמו — בלי תיקונים ידניים.
🩵 אם כל התנועות נרשמות לכרטיס מרוכז של "לקוחות שונים" (מספר הכרטיס משתנה מתוכנית חשבונות אחת לאחרת): נטען רק קובץ התנועות בלי קובץ החשבונות לפניו. טעינת שני הקבצים בסדר הנכון פותרת את זה.
קודם כל — באיזו שיטה אתם עובדים? יש שתיים:
- כרטיס נפרד לכל לקוח — כל מטופל מקבל כרטיס בשמו בהנהלת החשבונות. זו השיטה שהמדריך הזה מתאר: טוענים את קובץ החשבונות (heshin) ואז את קובץ התנועות (movein).
- כרטיס לקוחות מרוכז (למשל כרטיס 200) — כל התנועות מתנקזות לכרטיס אחד, בלי פתיחת כרטיסים חדשים. עובדים כך? אל תטענו את קובץ heshin, ובקשו ממנהל המרפאה לכבות בסמייל את המתג כרטיס לקוח נפרד לכל מטופל — ואז כל התנועות יירשמו על חשבון לקוחות כללי שהוא מגדיר לפי מספר הכרטיס שלכם.
🩵 ההסבר המלא על הפורמט — אילו קבצים מיוצאים, טבלת הקודים שהמרפאה מגדירה בסמייל, שליחה אוטומטית של הקובץ למייל שלכם מדי חודש, ופתרון תקלות קליטה — נמצא במדריך המקיף: פורמט מובין (Movein) — קליטת נתונים בחשבשבת, רווחית ותוכנות נוספות.
5 שלבים לקליטה נכונה (שיטת כרטיס נפרד לכל לקוח):
- שמים את 4 הקבצים באותה תיקייה: heshin.dat, heshin.prm, movein.doc, movein.prm
- מבטלים את הקליטה הקודמת אם נעשתה אחת
- מריצים יבוא חשבונות: קובץ נתונים heshin.dat, קובץ פרמטרים heshin.prm ← הפעלה. זה יפתח את כרטיסי הלקוחות עם השמות
- מריצים יבוא בשיטה הגמישה: קובץ נתונים movein.doc, קובץ פרמטרים movein.prm ← הפעלה. זה ירשום את התנועות על הכרטיסים
- בדיקה: נכנסים לכרטיס לקוח לדוגמה — התנועות צריכות לשבת עליו, ולא על כרטיס לקוחות שונים
חשוב: חשבונות (heshin) קודם, תנועות (movein) אחרי.
✅ איך יודעים שהצליח: התנועות רשומות לכרטיסי הלקוחות בשמם (או לכרטיס המרוכז שבחרתם). מרגע שזה עבד — אותו תהליך בדיוק בכל חודש.
טיפ שימושי מאיתנו: כל הנהלת חשבונות בנויה קצת אחרת — אם משהו בקליטה אצלכם לא מתיישב עם השלבים האלה, כתבו לנו מה קורה בפועל (לאיזה כרטיס נכנסות התנועות, איזו שיטת קליטה) ונכוון יחד.