התשובה הקצרה: כתבו לנו בצ'אט את מספר הטלפון של המטופל, מתי בערך הוא כתב, ואיזו תשובה הייתה אמורה לצאת. אצלנו יש יומן הפעלות שמראה בדיוק מה קרה עם ההודעה הזו ולמה לא נשלח מענה.
למה זה לא משהו שאפשר לבדוק לבד?
אי אפשר לבדוק את זה מתוך המרפאה מפני שהאוטומציות, התנאים שלהן ויומן ההפעלות מנוהלים כולם בצד שלנו ואינם מוצגים במסכי המרפאה. במרפאה רואים את התוצאה — התשובה שנשלחה למטופל, או שלא נשלחה — אבל לא את הסיבה.
לכן במקרה כזה הפעולה הנכונה היא פנייה אלינו, ולא חיפוש בהגדרות.
מה כדאי למסור לנו?
עם שלושת הפרטים האלה אנחנו מאתרים את המקרה המדויק:
- מספר הטלפון של המטופל
- התאריך והשעה המשוערים של ההודעה שהמטופל שלח
- מה ציפיתם שיישלח — איזו תשובה אוטומטית הייתה אמורה לצאת
מהיומן אנחנו רואים אם האוטומציה הופעלה, לא הופעלה, לא נמצאה לה התאמה או נכשלה — ומה הסיבה המדויקת.
למה אוטומציה לא משיבה למטופל?
יש שלוש סיבות אפשריות, ולרוב זו אחת מהן:
- האוטומציות מושבתות במרפאה. במצב הזה הודעות נכנסות בכלל לא עוברות דרך האוטומציות — אף אחת מהן לא תרוץ, גם אחת שמוגדרת כפעילה.
- ההודעה של המטופל לא תאמה אף אוטומציה. האוטומציה מזוהה לפי ניסוחים מסוימים; מטופל שכתב משהו אחר לא יקבל מענה. זו הסיבה השכיחה ביותר.
- האוטומציה תאמה, אבל תנאי חסם אותה. הרשימה למטה.
אילו תנאים חוסמים אוטומציה שכן תאמה?
אלה התנאים השכיחים, וברובם זו התנהגות מכוונת שנועדה להגן על המטופל:
- ההודעה כבר נשלחה למטופל — הגנה מפני שליחה כפולה של אותו תוכן.
- התקבלה הודעה נוספת לאחרונה — המטופל כתב שוב, והמערכת נמנעה מלהציף אותו בתשובות.
- למטופל יש תור עתידי — האוטומציה מיועדת רק למי שאין לו תור.
- התור כבר שונה — התור שהאוטומציה התייחסה אליו הוזז או בוטל בינתיים.
- מחוץ לטווח התאריכים — האוטומציה מוגבלת לתקופה, וההודעה הגיעה מחוצה לה.
אפשר לשנות את האוטומציות או להוסיף חדשות?
כן — דרכנו. אילו ניסוחים מפעילים אוטומציה, מה היא משיבה ואילו תנאים חלים עליה, וכן המתג שמפעיל את כל מנגנון האוטומציות במרפאה — כל אלה מוגדרים אצלנו.
כתבו לנו בצ'אט מה תרצו לשנות: אוטומציה חדשה, שינוי בנוסח, או הוספת ניסוחים שמטופלים כותבים בפועל ולא מקבלים עליהם מענה.
✅ איך יודעים שהכול תקין: כשאוטומציה פועלת, התשובה שנשלחה מופיעה בשיחת הוואטסאפ עם המטופל, בדיוק כמו כל הודעה יוצאת.
טיפ שימושי מאיתנו: לפני שפונים אלינו, עברו על מה שהמטופלים באמת כותבים בשיחות שלא נענו. אם רובם מנסחים אחרת ממה שהאוטומציה מזהה — זו כמעט תמיד הסיבה, וזה תיקון של דקה מצידנו. שלחו לנו כמה דוגמאות אמיתיות מהשיחות, ונוסיף את הניסוחים.
📌 הודעות שלא נשלחות בכלל (ולא רק אוטומציות) — ראו את המדריך "הודעות הוואטסאפ הפסיקו להישלח — מה בודקים?".